Fakturor med autopilot ger hållbarhetspris till Göteborgs Stad

Den 5 maj delades hållbarhetspriset för flest orörda fakturor ut till Göteborgs Stad på Vismas användarträff i Stockholm. Jeanette Löfgren, e-handelsspecialist på Inköp och upphandling, tillsammans med Hanna Lindqvist och Ulrika Larsson som arbetar med systemförvaltning på intraservice, var på plats och tog emot priset.

– Det känns verkligen jättekul! Vi känner oss väldigt stolta. 37 procent av de fakturor som matchats mot abonnemang eller order går igenom utan manuell hantering. Det resulterar i att våra förvaltningar och bolag slipper hantera i snitt 50 000 fakturor i månaden, berättar Hanna och Ulrika.

Hållbarhetspriset delas ut inom sex kategorier där Göteborgs Stad har vunnit priset inom kategorin ”Touchless” som är ny för i år.

Göteborgs Stad tar emot cirka 1,3 miljoner fakturor som flödar genom e-handelssystemet Winst. Närmare 72 procent av dessa skickas elektroniskt. De stora besparingarna med elektronisk hantering ligger i att effektivisera arbetsuppgifter, minska miljöpåverkan samt säkerställa att verksamheterna köper rätt varor till rätt pris. När så är möjligt bör en faktura hanteras automatiskt.

– Göteborgs Stad har jobbat mycket med att lägga upp återkommande fakturor på abonnemang samt uppmanar leverantörer att skicka e-faktura istället för pappersfakturor. Genom att lägga upp abonnemangsfakturor i Winst effektiviseras fakturahanteringsprocessen och tid frigörs för medarbetare i staden, förklarar Hanna.

En förutsättning för automatisk hantering av fakturor är att beställningar görs i Winst eller att abonnemang sätts upp. Redan i upphandlingen av varan eller tjänsten ställs kraven för hur detta ska gå till. Ett krav är att leverantörens varor och tjänster ska vara elektroniskt beställningsbara från dag ett.

– Med elektronisk handel kan vi uppnå en större automatisering i hela processen från beställning till betalning. Vi kommer framöver att öka kravställningen i upphandlingarna för att möjliggöra bättre matchning, uppföljning och mindre administration för staden, berättar Jeanette.

Lagkrav på elektronisk fakturering föreslås i Sverige till 2018

I dagsläget är det frivilligt för svenska kommuner att hantera e-fakturor. Ekonomistyrningsverket (ESV) har under våren överlämnat en rapport till regeringen med förslag om att obligatorisk e-fakturering införs för hela offentliga sektorn november 2018. I Danmark infördes lagkravet redan 2005 och i Norge 2012.