Som beställare ska du använda Göteborg Stads ramavtal vid köp av varor och tjänster. Gör du ett avsteg från ramavtalen är det viktigt är att du rapporterar in det till Inköp och upphandling.
Vad är ett avsteg?
Med avsteg menas att du av olika anledningar valt att inte använda befintliga ramavtal.
Exempel på avsteg
- en produkt eller tjänst som finns på ramavtal är billigare i en annan butik
- att du söker en annan design än det som finns på avtalet (om det inte funktionsmässigt finns ett behov för en specifik design)
- att välja att vara kvar hos en tidigare ramavtalsleverantör
Hur ska det dokumenteras?
Avsteg från ramavtal ska dokumenteras enligt respektive förvaltnings/bolags egna rutiner. För att underlätta för er har vi tagit fram en mall för att rapportera in eventuella avsteg.
När och hur ska det skickas in?
Du skickar in din avstegsrapport i så nära anslutning till köpet som möjligt till inkopochupphandling@ink.goteborg.se.
Varför?
Det är viktigt att vi i Göteborgs Stad följer våra ramavtal. Likväl som leverantörer behöver vara seriösa mot oss, så behöver vi vara seriösa tillbaka. Det innebär att om vi har ett avtal med en leverantör så följer vi det.
I Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling finns anvisningen att:
Stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till Göteborgs inköps- och upphandlingsnämnd.
Att avstegen rapporteras in är viktigt för att Inköp och upphandling ska kunna dra lärdom av det som inte fungerar och utveckla ramavtalen så att de uppfyller de behov som finns.
Inköp och upphandling kommer regelbundet att redovisa avstegen för förvaltningens nämnd.
På vår temasida på intranätet hittar du också denna information.