Ramavtalsuppföljning – en viktig del av att se till att vi får det vi betalar för!

Inköp och upphandling arbetar aktivt med uppföljning av stadens gemensamma inköp av tjänster och varor. Det ger fördjupad kunskap om upphandling, beställare och leverantörer. Uppföljning är viktigt för att se att vi faktiskt får det vi betalar för.

Vad följs upp?

Uppföljning ger en inblick i hur väl stadens upphandlingars specifika mål uppfylls, samt bidrar till goda förutsättningar för mer hållbara inköp i staden. Lever ramavtalsleverantörerna upp till de krav som ställts i upphandlingen och som de åtagit att upprätthålla? Det kan handla om allt från ekonomisk ställning, miljöfordon, en viss standard i kvalitén, specifika leveranssätt till att ha uppdaterade kontaktuppgifter.

Vi följer även upp om beställarna följer de policys som gäller i staden och därmed de ramavtal som är tecknade för stadens gemensamma behov av tjänster och varor? Det kan handla om allt från att beställa rätt varor och tjänster hos rätt leverantör, att beställa på avsett sätt till att bifoga tydliga underlag vid beställning. Finns det detaljer i avtalen som kan justeras för att avtalen ska fungera ännu bättre mellan leverantör och beställare? I vissa fall kan Inköp och upphandling göra justeringar under avtalsperioden, men framförallt genomförs uppföljningar för att kommande upphandlingar ska bli mer ändamålsenliga.

Hur följer vi upp?

Vad gäller ramavtal så följer Inköp och upphandling upp på lite olika nivåer. Först och främst gör upphandlarna löpande uppföljning av sina ramavtal. I den löpande uppföljningen hanteras ärenden på förekommen anledning gentemot både ramavtalsleverantör och beställare. Ärenden inkommer till förvaltningen under hela avtalsperioden och handlar om allt från prisjusteringar och reklamationer, till missförstånd som ibland uppstår mellan parter i en affärsrelation. Majoriteten av ärendena inkommer till förvaltningen via kundservice.

Systematisk uppföljning

På Inköp och upphandling finns det en uppföljningsavdelning som, tillsammans med specialister inom upphandling, juridik, miljö, CSR, social hänsyn, ekonomi och kundservice, gör så kallad systematisk uppföljning av ramavtalen 2 gånger under varje avtalsperiod.

För att följa upp ställda krav i upphandlingar inhämtas data från flera källor, bland annat från ramavtalsleverantörerna, beställarna, tillsynsmyndigheter, olika elektroniska system så som bland annat ärendehanteringssystem, e-handelssystem, ekonomisystem. Även uppgifter från kreditvärderingsföretag inhämtas i samband med planerad uppföljning för att bland annat kontrollera att ramavtalsleverantörerna uppfyller kraven om ekonomisk stabilitet.

I systematisk uppföljning analyseras alltid vad parterna var för sig kan förbättra i inköpsprocessen för att bidra till att staden ska nå uppsatta mål genom upphandling. I vissa fall är det leverantören som behöver åtgärda något, i andra fall är det förvaltningen och ibland är det beställarna. Uppföljningen resulterar slutligen i en avtalsuppföljningsrapport som presenteras för nämnden och blir input till kommande upphandling.

Hitta uppföljningarna

Vi vill naturligtvis att även du ska ha möjlighet att se vad vi kommer fram till – så nu finns det möjlighet att få tillgång till alla de ramavtalsuppföljningsrapporter vi producerar. Läs mer på vår temasida!