När du anlitar en konsult är du inte bara ansvarig för att uppdraget genomförs med ett gott resultat. Som beställare är du också ansvarig för att beställningen sker enligt ramavtalets villkor och att leveranser följs upp.
Kompetens
Det är viktigt att du vet vilken erfarenhet och kompetens som krävs av konsulten för att genomföra uppdraget. Det flesta ramavtal inom tjänster har olika kompetenser specificerade och ofta finns det olika timpriser kopplade till de olika kompetenserna. Som beställare har du ett ansvar att säkerställa att den konsult som erbjuds för att genomföra uppdraget är godkänd enligt ramavtalets specifikation och ska vidare godkännas för uppdraget av dig innan arbetet startar. Ett sätt att ta reda på konsultens erfarenhet och kompetens är att begära in CV.
Debitering
Det är viktigt att ni vid uppstarten av ett uppdrag är överens om de ekonomiska ramarna. Be konsulten göra en uppskattning av hur många timmar uppdraget kommer att ta. Planera tillsammans och gör en budget över timmar för uppdragets utförande. Se till att ni är överens som hur ofta ni ska ha avstämningar och när uppdraget ska faktureras. Gör en kontroll så att det ni kommer överens om följer de krav som är uppställda i ramavtalet.
Granska fakturor och följ upp leveranser
Som beställare har du ett ansvar för att kontrollera att de timmar som faktureras är utförda och att rätt timpris debiteras.Om antalet timmar är verkar orimligt högt bör en förklaring begäras. I ramavtalet framgår det oftast vad fakturan ska innehålla för information. Men minimum är att det på fakturan ska framgå vilken konsult som debiteras, antalet timmar personen lagt ner och timpriset.  Om fakturan inte innehåller rätt information måste du begära rättelse av leverantören. Det är viktigt att fakturan innehåller rätt information så att man vid revision kan se att vad som blivit fakturerat, av vem och när.
Några goda råd för ett lyckat genomförande
Vid beställning av vissa typer av konsulttjänster är det A och O att konsulten förstår er verksamhet för att kunna utföra uppdraget. Du vinner då mycket på att lägga några timmar inledningsvis på att introducera konsulten till er verksamhet. Det kan bespara konsulten många timmar och dessutom ökar förutsättningarna för ett lyckat resultat. För att kunna utföra sitt uppdrag behöver konsulten en intern person som har både mandat och erfarenhet för att kunna bistå konsulten. Personen måste ha möjlighet att avsätta tid för samarbetet. Det sista rådet är att vara tydliga med förväntningar, om uppdragets omfattning och leveranser.
Se till att komma fram till en tidplan innan ni startar igång. Även om uppdraget är litet så är det bra att ha en skriftlig plan att förhålla sig till.
Den här informationen hittar du även på Inköp och upphandlings intranät.