Under 2017 fick inköp och upphandling 7 076 samtal och 5 076 ärenden med frågor om inköp. Ofta gäller frågorna olika problem som beställare möter när de ska göra inköp. Det kan vara allt från hur en hittar rätt i e-handelssystemet till frågor om en större upphandling som ska genomföras.
En av beställarens största utmaningar är när det saknas ramavtal för varan eller tjänsten de är i behov av. De behöver då göra en direktupphandling. Men hur ska behovet formuleras? Och hur utvärderas offerterna på ett korrekt sätt? Det kan vara svårt att förstå hur förfarandet ska gå till. Likadant gäller för förnyad konkurrensutsättning, som görs på befintliga ramavtal i de fall det inte finns en rangordning.
Det finns förstås många sätt för Inköp och upphandling att hjälpa beställaren med deras huvudbry. Nytt för i år är bland annat att förvaltningen erbjuder en kurs i direktupphandling.
– Efterfrågan har varit jättestor och vi har märkt att de fullsatta utbildningarna har lett till mindre osäkerhet bland beställarna. Det behöver ju inte vara svårt att göra en direktupphandling, säger Charlotta Martinsson, kundansvarig på Inköp
och upphandling.
Något som också kan skapa bekymmer för beställarna är nya ramavtal. Sortimentet kan ha krympt eller förändrats och de produkter du är van vid att köpa in kanske helt och hållet har tagits bort ur sortimentet.
– Det kan vara svårt att möta beställare som är missnöjda med att en produkt fallit ur sortimentetDet tar ju tid för beställarna att vänja sig vid ett nytt sätt att beställa, men produkterna är ju alltid borttagna av en anledning, till exempel av miljöskäl, säger Charlotta.
Om en rengöringsprodukt tas bort, kan det bero på att den klassas som miljö- och hälsofarlig, och då vill Göteborgs Stad hellre att personalen ska använda säkrare alternativ. Både för miljön och människans skull.
Detta är en artikel hämtad ur hållbarhetsredovisningen Hållbara inköp 2017 där du kan läsa fler artiklar.