Livliga samtal och gemensam anda när representanter från Göteborgs Stads förvaltningar och bolag pratar om kategoristyrning

Fredagen den 23 november hade Inköp och upphandling besök av representanter från flera förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad. Dialogmötet, som handlade om kategoristyrning, är det första av många tillfällen som Inköp och upphandling kommer bjuda in till framöver. Detta med anledning av förvaltningens nya uppdrag att leda, driva och utveckla Göteborgs Stads gemensamma inköpsprocess.

På plats hos inköp och upphandling var representanter med inköpsanknytning från flera av Göteborgs stads bolag och förvaltningar. Delaktigheten var hög och stämningen energifylld. Det märktes att det som komma skall engagerar. Inköp och upphandling har fått i uppdrag att införa ett så kallat kategoristyrt arbetssätt i hela Göteborgs Stad. Detta står skrivet i såväl förvaltningens reglemente som i Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandlingar som är styrande för alla bolag och förvaltningar i staden. Samtidigt som uppdraget att införa kategoristyrning ligger hos Inköp och upphandling, blev det tydligt att de representerade känner ett stort ansvar för att införandet ska gå väl i hamn i den egna verksamheten. Samtidigt som det är en resa som görs tillsammans, kommer också varje resa vara unik.

Kategoristyrning innebär att kommunens inköp av varor och tjänster delas in i kategorier baserat på verksamhetens behov och marknadens utbud. Det strategiska inköpsarbetet organiseras utefter inköpskategorier som exempelvis lätta fordon och individ- och familjeomsorg.

– Med kategoristyrning möjliggörs analys och faktabaserade beslut kring viktiga strategiska ställningstaganden och vägval för inköpsarbetet. Det skapar förutsättningar för att nå mål kring till exempel effektivisering, besparing och hållbarhet, säger Åsa Bergman som är chef för Inköp och upphandlings nya inköpsstrategiska avdelning och som leder införandet av kategoristyrning i Göteborgs Stad.

I en kategoristyrningsprocess knyts inköps- och verksamhetskunskap samman i tvärfunktionella kategoriteam. Utifrån ett gemensamt arbetssätt tas sedan strategier och förbättringsförslag fram inom olika inköpskategorier. Arbetssättet kommer prövas i praktiken under våren 2019 på ett antal kategorier med olika karaktär och omfattning. Hur dessa kategorier väljs ut baseras på en rad olika faktorer, men det viktiga för Inköp och upphandling är att implementeringen sker stegvis och i dialog med verksamheterna. Under våren kommer Inköp och upphandling börja testa ett IT-system för inköpsanalys. Systemet, som upphandlats under hösten, heter KMD och det kommer vara möjligt för stadens förvaltningar och bolag att ansluta sig till systemet.

Nästa dialogtillfälle är planerat till den 30 november.