Byggområdet står idag för över 40 procent av Göteborgs Stads totala inköpsvolym. Ett stort område med stor samordningspotential. Staden har tretton byggande förvaltningar och bolag som idag har egna processer för inköp. Idag träffades representanter från stadens verksamheter hos Inköp och upphandling för att tillsammans hitta samordningsvinster genom kategoristyrning av stadens inköp inom bygg.
Kategoriteamets uppdrag är inledningsvis att kartlägga hur mycket verksamheterna köper inom ett visst marknadssegment och från vilka leverantörer, vilka upphandlingskrav och vilken kravställning som finns inom området, hur inköpsorganisationen ser ut samt hur utvecklingen ser ut på marknaden. Kategoriteamets arbete ska mynna ut i ett kategoriträd i två nivåer – något som kan tas fram på olika sätt.
– Det finns olika vägar att kategorisera ett kategoriträd. Du kan exempelvis utgå från hur leverantörsmarknaden ser ut, från vara och tjänst eller verksamhetsbehov. Trädet ska också vara levande över tid, säger Åsa Bergman, chef för inköpsstrategiska avdelningen på Inköp och upphandling.
En stor utmaning i kategoristyrningsarbetet är att definiera tydliga inköpskategorier. Byggområdet är brett och gränsdragningen mellan byggnation, anläggningsarbeten och underhåll är svår. Bygg kan handla om allt från byggentreprenader och byggmaterial till tekniska konsulter, hantverkstjänster samt underhåll och service kopplat till byggnation av bostäder och lokaler.
– Det är viktigt att vi pratar samma språk och med samma definitioner, säger Eva Wenström som är inköpssamordnare på idrotts- och föreningsförvaltningen.
I kategoriteamet deltar, förutom idrotts- och föreningsförvaltningen, representanter från Lokalförvaltningen, Higab, Framtidenkoncernen, Älvstranden Utveckling, Parkeringsbolaget och Göteborgslokaler. Under dagen drogs slutsatser att de långsiktiga strategierna behöver främja de prioriteringar som staden behöver göra de närmaste åren. Detta för att fokusera på de områden som ger bäst effekter på en sund leverantörsbas, för besparingsmöjligheter och för att göra det enkelt för beställarna inom de olika inköpsområdena.
– Detta behöver också landa i något enkelt för våra beställares skull. Bara vi på Lokalförvaltningen har närmare 200 personer som gör inköp inom byggområdet varje vecka. De ska kunna känna sig trygga i sina roller, säger Mats Andreasson, upphandlingschef på Lokalförvaltningen.
Nästa workshop är planerad till den 8 april och då ska kategoriteamet börja utforma ett kategoriträd inom bygg. Gränsdragningarna i kategoriträdet kan påverka såväl befintlig organisation och befintliga kontrakt som framtida strategier inom inköpsområdet.