Sedan 1 juni 2017 har upphandlande myndigheter haft lagkrav på sig att, när det är behövligt, ställa krav om lön, semester och arbetstid i upphandlingar av tjänster och entreprenader. Inköp och upphandling har ställt villkoren sedan 2015. Men de måste också följas upp, annars förlorar de sin effekt.
Inköp och upphandling har under hösten 2018 påbörjat sin största uppföljning av arbetsrättsliga villkor hittills och det första delprojektet är snart klart.
– Vi följer nu upp hur våra leverantörer av hantverkstjänster uppfyller de arbetsrättsliga villkoren. Göteborg Stad har 177 leverantörer av hantverkstjänster. Till att börja med har vi tittat på leverantörerna inom avtalsområdena luft, rör, smide, el samt styr och regler, säger Helena Sagvall, CSR-specialist på Inköp och upphandling.
I uppföljningen granskas de leverantörer som står för de största volymerna på avtalet, antingen i form av pengar eller i form av antalet uppdrag. Uppföljningen sker genom stickprover på redan genomförda uppdrag. I uppföljningen begär Inköp och upphandling in bland annat tidrapporter och lönespecifikationer för samtliga anställda som deltagit i arbetet på uppdraget. Sedan kontrolleras de anställdas villkor utifrån aktuellt kollektivavtal.
– Det som är tidskrävande i uppföljningen med leverantörerna är när informationen ska hämtas in. Många leverantörer är osäkra på om de får skicka denna typ av information till oss, framförallt efter det att den nya Dataskyddsförordningen trädde i kraft. Men vi vet att vi har rätt att begära in informationen, säger Helena.
Uppföljningarna av hantverkstjänster samt tidigare mindre uppföljningar visar hittills bra resultat. Leverantörerna som Göteborgs Stad har ramavtal med sköter sig oftast. Hos underleverantörerna är resultatet mer ojämnt. Hos både leverantörer och under leverantörer hittas fel där anställda skulle fått högre lön eller ersättningar, då får leverantören rätta genom att betala ut mellanskillnaden retroaktivt. Under tiden utredning och rättelse av avvikelser pågår kan leverantören få beställningsstopp i e-handelssystemet Proceedo (Winst), vilket är ett effektivt påtryckningsmedel. För att kunna hantera situationer när avvikelserna tyder på att leverantören systematiskt missköter arbetsvillkor och skatteförpliktselser har Inköp och upphandling inlett ett fördjupat samarbete med Skatteverket.
Inköp och upphandling vill att fler verksamheter i Göteborgs Stad ska börja följa upp sina arbetsrättsliga villkor och tillhandahåller därför stödmaterial i uppföljningsprocessen. Det går också bra att vända sig till Inköp och upphandlings CSR-specialister för att få stöd. I slutändan blir det dock verksamheterna som måste göra jobbet, och för det krävs både resurser och tid.
– Den stora utmaningen i Göteborgs Stad är att få alla upphandlande enheter att avsätta resurser för uppföljning – att upphandlarna och projektledarna får förstärkning. Vid exempelvis ett bygge hamnar ett stort ansvar idag på projektledaren och de har redan fullt upp. De är viktiga vid uppföljningen då de har direktkontakt med leverantören och ser vilka som faktiskt utför arbetet, förklarar Helena.
Göteborgs Stad är en stor inköpsorganisation och med det kommer ett stort ansvar. Genom att ställa krav på stadens leverantörer att ge arbetstagarna schyssta arbetsvillkor hoppas Göteborg göra skillnad på marknaden.
– Vi kräver av våra leverantörer att de tar ett socialt ansvar och jag upplever att viljan till förbättring är ömsesidig. I de bästa av världar skulle dessa krav inte behöva ställas, säger Helena.
Vad säger Dataskyddsförordningen om utlämnande av personuppgifter?
Dataskyddsförordningen, DSF, ger upphandlande myndigheter rätt att begära personlig information från leverantörer: Enligt artikel 6 p. 1 c och 1 e får behandling av personuppgifter utföras om den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ligger på den personuppgiftsansvarige (leverantören) samt att behandling får ske om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Med hänsyn till de nya bestämmelserna i LOU om skyldighet för upphandlande myndigheter att ställa villkor avseende lön, semester och arbetstid, är det tillåtet att personuppgifterna behandlas.
Vad kostar en uppföljning?
Erfarenheter från Göteborgs Stad och andra kommuner som gjort uppföljningar visar att tidsåtgången per leverantör är upp till 30 timmar. Detta varierar dock beroende på antalet underleverantörsled samt hur många anställda som varit delaktiga i genomförandet av uppdraget. Ett riktmärke är ändå att priset för att genomföra en uppföljning med hjälp av en konsult är mellan 20 000 och 30 000 kronor per leverantör som följs upp.
Detta är en artikel hämtad ur hållbarhetsredovisningen Hållbara inköp 2018 där du kan läsa fler artiklar.
Vill du veta mer?
Kom och lyssna på oss under konferensen Sveriges offentliga inköpare (SOI)
Helena Sagvall, CSR-specialist på Inköp och upphandling, står då på scen tillsammans med Upphandlingsmyndigheten och berättar mer om hur Göteborgs Stad har arbetat med uppföljning av arbetsrättsliga villkor. Årets SOI är i uppsala 3-5 april.
Livepoddserien Inköpsresan: tema uppföljning av arbetsrättsliga villkor
Det tredje avsnittet i livepoddserien Inköpsresan kommer handla om uppföljning av arbetsrättsliga villkor. Detta spelas in under våren. Avsnittet släpps som podd och film.