Viktig information gällande avrop på ramavtalen för inhyrning av personal

Inköp och upphandling har fått information om att många beställare får återkommande frågor från flera ramavtalsleverantörer efter en genomförd avropsförfrågan om vilken leverantör som slutligen blev tilldelad avropet/uppdraget. Med anledning av att det inte finns någon juridisk skyldighet att lämna denna information i samband med varje avrop samt att detta även skulle innebära ytterligare administration för beställarna förtydligas härmed vad som gäller. Vi får även återkommande frågor från beställare om hur metodiken för avrop på ramavtalen (p. 1.7.6) ska tillämpas, vilket också förtydligas här.

Vilka verksamheter berörs?

Denna information riktar sig till samtliga beställare på ramavtalskategorin ”Inhyrning av personal” med följande ramavtalsområden:

• Område Socialtjänst (IK 17225-XX)
• Område Förskola (IK 18127-XX)
• Område Grundskola och Skolbarnomsorg (IK 18128-XX)
• Område Gymnasieskola (IK 18129-XX)

Vad gäller?

Det framgår tydligt under p. 1.7.6 ”Beställningsförfarande” i ramavtalsvillkoren att det är rangordning som tillämpas för tilldelning av avrop/uppdrag. Metodiken i ramavtalet innebär dock att en avropsförfrågan skickas till samtliga leverantörer men tilldelas den leverantör som:

• inkommer med svar inom utsatt tid.
• har kapacitet och kompetens att utföra efterfrågad tjänst.
• har högst rangordning.

Med hänsyn till hur metodiken ser ut är det rimligt att de leverantörer som svarat på en avropsförfrågan men som inte tilldelas kontraktet/uppdraget, får information om detta så att de inte behöver lägga ner ytterligare tid och resurser samt kan frigöra eventuell blockad personell resurs för uppdraget. Denna information ska dock inte förväxlas med den underrättelse om beslut (s.k. tilldelningsbeslut) som ska tillämpas under vissa förutsättningar i samband med avrop genom förnyad konkurrensutsättning (12 kap. 12§ LOU). Reglerna kring underrättelse om beslut är inte tillämpliga för avrop som görs genom rangordning (7 kap. 5-6 §§ LOU). Detta innebär att beställaren inte har någon skyldighet att i samband med avrop genom rangordning, lämna information om det beslut som har fattats att tilldela och skäl för beslutet, till de leverantörer som inte tilldelas avropet/uppdraget med anledning av föregående avropsförfrågan.

Med anledning av att vissa frågor uppkommit kring metodiken för avrop förtydligar Inköp och upphandling tillämpningen av punkten 1.7.6 enligt följande:

Leverantörerna i ramavtalet är rangordnade. Rangordning är en ordning för tilldelning av avrop från ramavtalet. Den leverantör som har rangordning 1 ska alltså tilldelas kontrakt så länge denne har kapacitet och kompetens för uppdraget. Eftersom nu aktuella tjänster per sin natur behöver beställas snabbt har metodiken att skicka förfrågan till samtliga använts. Det innebär dock ingen skillnad från rangordningen – om leverantören med rangordning 1 svarar och har kapacitet och kompetens för uppdraget ska denne tilldelas kontraktet oavsett hur många övriga leverantörer som svarat. Om det däremot skulle vara så att svar endast inkommer från leverantörer med rangordning 3, 4 och 5 ska leverantören med rangordning 3 tilldelas kontraktet. Metodiken, att tillfråga alla, innebär alltså endast en förenkling för beställaren för att kunna få leverans i de fall det är bråttom vid beställningstillfället. Utan metodiken skulle beställaren i stället behövt kontakta leverantörerna i tur och ordning utifrån rangordningslistan för att kontrollera vilken leverantör med högst rangordning som har kapacitet och kompetens att utföra uppdraget. Det viktiga i ramavtalet är att rangordningen tillämpas, vilket alltså metodiken är ett stöd för i situationer korta ledtider vid beställningen. Metodiken fyller dock inget självändamål utan det är rangordningen som utgör det väsentliga villkoret för tilldelning.

I syfte att undvika onödig administration vid avrop – såväl för beställare som leverantörer – förtydligas därför att en beställare kan välja att direkt kontakta leverantören med rangordning 1 och därefter, förutsatt att denne har kapacitet och kompetens för uppdraget, tilldela denne kontraktet/uppdraget.

Har du frågor?

Kontakta gärna kundservice på 031-366 37 00 eller kundservice@ink.goteborg.se.