Nytt ramavtal för resebyråtjänster med Lingmerths Resebyrå AB från 1 maj 2019

Från första maj 2019 finns det ett nytt ramavtal för resebyråtjänster och då ska samtliga resor bokas via Lingmerths Resebyrå. Här får du reda på allt du behöver veta om det nya resebyråavtalet som beställer resebyråtjänster.

Implementering av det nya resebyråavtalet är till stora delar helt färdigställt inför avtalsstart. Som en del av implementeringen har alternativt kommer Lingmerths att besöka representanter från samtliga förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad för att presentera sig, svara på frågor och skapa en relation för att bättre förstå varje enskild beställares behov. I samband med besöken inhämtar Lingmerths även nödvändig information som krävs för setup av bland annat profiler och fakturering.

Vad ingår i ramavtalet?

Avtalet omfattar en heltäckande resebyråservice för bokning av alla typer av färdmedel, transporter och övernattning inrikes och utrikes i hela världen. Exempelvis tåg, buss, flyg, hotell, anslutningstransport och hyrbil. Avtalet omfattar även associerade kringtjänster såsom grupp- och konferensbokningar och visumansökan.

Angränsade ramavtal

Tänk på att det kan finnas redan gällande ramavtal inom närliggande ramavtalskategorier som till viss del överlappar och ska användas i första hand, se Proceedo (Winst) för information om vilka ramavtal som finns. Se inloggning längst ned i nyheten.

Hur bokar du resor hos Lingmerths?

Personlig service: Bokning av alla typer av resor och övriga tjänster kan göras genom personlig service av dedikerade team via telefon e-post helgfria vardagar klockan 08:00-17:00.

E-post: gotstad@lingmerths.se Telefon: 010 -122 68 28

Om inget knappval görs kopplas ni automatiskt till ordinarie resebokningar.

Välj knappval 2 för grupp-och konferensresor.

Självbokningstjänst: För de personer som har behörighet att boka resor via självbokningssystemet kan tåg, flyg, hotell, hyrbil och anslutningstransport bokas dygnet runt. Gå till självbokningstjänsten.

24-timmars service (akuta ärenden): För akuta ärenden utanför ordinarie tillgänglighetstid (helgfria vardagar klockan 08:00-17:00) finns möjlighet att få hjälp via 24-timmars personlig service. OBSERVERA 24-timmarsservice är belagd med en extra avgift och är endast avsedd att användas vid akuta ärenden som inte kan vänta.

Telefon 24-timmarsservice: 010-122 68 28

Välj knappval 1, en röst informerar om att tjänsten är kostnadsbelagd.

Behörigheter och reseprofiler

Behörigheten för anställda att boka resor skiljer sig åt mellan olika beställare, t.ex. utsedda resebokare, behörighet att boka egna resor, etcetera.  Se aktuella styrdokument eller kontakta närmaste chef för att se vad som gäller på din förvaltning/bolag.

Endast de personer som reser frekvent, nyttjar självbokningssystemet och/eller är resebokare för andra måste ha en registrerad resenärsprofil hos Lingmerths. Övriga resenärer kan använda sig av en s.k. gästprofil/temporär profil för att boka resor. För att kvalitetssäkra all information som läggs in i profilhanteringssystemet är det endast ett begränsat antal utsedda personer per förvaltning/bolag som har behörighet att administrera profiler.

Resepolicy och lokala anvisningar

Bokning av resor ska ske med utgångspunkt från Göteborgs Stads policy och riktlinjer för resor i tjänsten (resepolicy).

Förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad kan i lokala anvisningar precisera ytterligare aktiviteter och beslut utöver de som nämns i den gemensamma resepolicyn. Kontrollera därför om det finns lokala anvisningar/riktlinjer på er förvaltning/bolag som ni måste ta hänsyn till i samband med bokning av resor. Om du är osäker på vad som gäller kontakta närmaste chef för vägledning.

Tänk på att resepolicyn är ett levande dokument som kan ändras och utvecklas över tid. Viktigt att känna till är även att Lingmerths har kunskap om Stadens resepolicy och kan informera om detta i samband med bokning. Det åligger dock inte Lingmerths att neka beställare resor som ligger utanför policyn. Varje förvaltning och bolag ansvarar själva för att för att kommunicera och följa upp innehåll och efterlevnad av resepolicyn. Bokningar som innebär avvikelser från resepolicyn fångas upp via ramavtalets statistik och möjliggör kontroll av policy compliance rate.

Bokningar och fakturor med Egencia

Redan gjorda resebokningar samt fakturaärenden med Egencia, t.ex. ändringar, avbokningar, ombokningar, krediteringar, etcetera ska hanteras av Egencia. Det finns ingen möjlighet för Lingmerths att hantera dessa bokningar eller betalningsärenden.

För ärenden avseende resebokningar kontakta Egencia via e-post: customer_service@egencia.se alternativt via telefon 031-724 58 80.

För fakturaärenden kontakta Egencia via e-post: invoice_care_se@viaegencia.com

Reseportal för bokningar

Göteborgs Stad har en även egen reseportal hos Lingmerths kopplat till ramavtalet som bland annat innehåller kontaktuppgifter för bokning, länkar till självbokningssystem och profilhanteringssystem samt övrig relevant information.

Gå till reseportalen hos Lingmerths 

Observera: Sidan är under uppbyggnad och kommer att färdigställas inom kort. Sidan kommer även att uppdateras över tid i det fall det sker relevanta ändringar, uppdateringar och liknande.

Vem beställer från ramavtalet?

• Samtliga förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad. För mer information se webbplats: http://www.goteborg.se
• Göteborgs Begravningssamfällighet
• Göteborgsregionens Kommunalförbund och ISGR AB
• Räddningstjänsten Storgöteborg
• Gryning Vård AB
• Härryda kommun samt Härryda Energi Aktiebolag och Landvetter Södra Utveckling AB
• Kungälvs kommun
• Lilla Edets kommun
• Mölndals Stad samt Mölndalsbostäder Aktiebolag, Mölndal Energi Aktiebolag och MölnDala Fastighets AB
• Partille kommun samt Partillebo Aktiebolag
• Stiftelsen Göteborgs sjukhem inklusive ingående stiftelser och bolag
• Tjörns kommun inklusive kommunala bolag
• Öckerö samt Öckerö Fastighets AB och Öckerö Rederi AB

Vill du veta mer?

I Proceedo (Winst) hittar du mer information om ramavtalet och leverantören. Sök på avtalskategori Resebyråtjänster. Om du inte har behörighet att göra en beställning, vänligen kontakta ditt lokala verksamhetsstöd eller inköpssamordnare. Kundservice når du via 031-366 37 00 eller kundservice@ink.goteborg.se.

Logga in i e-handelssystemet Proceedo (version 9)

Användarnamn: avtal@ink.goteborg.se

Lösenord: proceedo