Inköp och upphandling följer upp avtal och leverantörer kontinuerligt. Förutom den systematiska avtalsuppföljningen bevakar förvaltningen även att leverantörerna uppfyller vissa krav via kreditupplysningsföretag i syfte att skapa trygghet och förebygga osund konkurrens.
– Det är många beställare som kontaktar Inköp och upphandling och ställer frågor kring arbetet med uppföljning av de ramavtal och leverantörer som har avtal med staden. Anledningen till att Inköp och upphandling genomför kontinuerliga uppföljningar är att säkerställa att leverantörerna kan konkurrera med varandra på lika villkor. På så vis kan vi förebygga osund konkurrens, säger Miia Vuolama, som är specialist i förebyggande arbete mot ekonomisk brottslighet
Leverantörerna strävar efter att göra rätt och uppfylla de krav som förvaltningen ställer och vid en upphandling ska en leverantör vanligtvis uppfylla följande krav:
- Ha rating på 40 eller mer för att visa ekonomisk och finansiell ställning. Rating är ett mått som används för att beskriva risken att ett företag inte kan betala sina skulder i rätt tid. Leverantörerna ska även ha en viss ekonomisk och finansiell ställning för att säkerställa att de kan leverera enligt avtalet. Om en leverantör har en lägre rating än 40 kan de komma in med annan information för att visa att de har god ekonomisk och finansiell ställning för att klara av uppdraget.
- Ha redovisat och betalat sina skatter och avgifter. Vi kontrollerar att leverantörerna inte är restförda i allmänna mål hos Kronofogden. Om en leverantör betalar av sina skulder eller har en bindande överenskommelse om betalning får de inte uteslutas. Inte heller får någon uteslutning ske om det är oproportionerligt med hänsyn till storleken på skulderna.
- Vara godkänd för F-skatt samt registrerad för moms och arbetsgivaravgifter. Det finns dock vissa lagreglerade undantag på detta.
Dessa krav gäller under hela avtalets giltighetstid. Om det sker en förändring, till exempel gällande rating, skatteregistrering eller när en skatteskuld lämnas över till Kronofogden får Inköp och upphandling en notis om detta. Därefter utreds det om förvaltningen behöver vidta åtgärder. Vanligtvis så löser sig allt genom en dialog med leverantörerna.
Om ett avtal behöver hävas har Inköp och upphandling en skyldighet att kommunicera med leverantören och ge dem möjlighet att svara.
– Som beställare och leverantör i Göteborgs Stad ska man känna sig trygg att ramavtalsleverantörer uppfyller ovanstående krav, samt att eventuella avvikelser följs upp, avslutar Miia.