Upphandling blir nytt område i nationell leverantörsundersökning 

Från och med i år ingår upphandling som ett eget område i den nationella  servicemätningen Insikt, en rikstäckande mätning av kommunernas myndighetsutövning som mäter service gentemot företagare.

– Oerhört positivt, säger Annelie Gärdmark, chef för verksamhetsstöd på Inköp och upphandling och projektledare för arbetet med leverantörsmätningar på förvaltningen. 

Redan 2018 påbörjade Inköp och upphandling sitt arbete med löpande leverantörsmätningar för anbudsgivare till stadens ramavtalsupphandlingar. Syftet var att förbättra dialogen med näringslivet.  

– Det stämmer att vi  var först ut när det gäller leverantörsmätningar inom området upphandling, säger Annelie. 

För även om Inköp och upphandling från starten suttit med i arbetsgruppen för företagsklimatet, där Insiktsmätningen är ett viktigt verktyg, har området upphandling aldrig varit representerat i själva mätningen. 

–Av den enkla anledningen att Inköp och upphandling inte är myndighetsutövare, förklarar Annelie som snabbt insåg att det fanns ett behov att ta reda på leverantörernas uppfattning av att delta i en upphandling med Göteborgs Stad. Annelie tog därför initiativet till att ta fram löpande leverantörsmätningar på området upphandling genom att utgå från metodiken som användes i Insikt.  

– Kundundersökningar har alltid gjorts men vi har aldrig mätt vad leverantörerna tycker. Genom att få reda på vad leverantörerna tycker om våra upphandlingar får vi ett underlag för hur vi kan utveckla oss. På sikt kommer det leda till bättre affärer för alla parter, säger Annelie. 

Frågor skickas till alla som deltar i en upphandling, företag som vinner men även till de som deltar men inte vinner upphandlingen. Genom de löpande leverantörsmätningarna har Göteborgs Stads verksamheter fått möjligheter att kunna föra diskussioner om insatser som kan förbättra företagsklimatet i staden. 

–Hur nöjda är leverantörerna med avtalen eller hur nöjda är leverantörerna med själva upphandlingsprocessen. Det är något vi ständigt måste fråga oss som offentliga upphandlare. Det är viktigt för oss att det ska vara enkelt att driva företag i Göteborg, säger Annelie.  

Göteborgs Stad – först ut att mäta upphandling

Efter att Göteborg varit först ut att tillämpa leverantörsundersökningen på området upphandling blev Annelie kontaktad av Stockholm Business Alliance och Stefan Frid som ville ta vidare mätningarna till den rikstäckande undersökningen. 

Annelie blev snabbt involverad i arbetsprocessen och satt även med i en referensgrupp. Leverantörsmätningen som Göteborgs Stad Inköp och upphandling arbetat fram blev nu råmodell till Insikts mätning av upphandling. 

Under hösten 2019 var den på remiss hos SKR (Sveriges Kommuner och Regioner), Upphandlingsmyndigheten och andra upphandlande myndigheter i Sverige och vid årsskiftet gavs klartecken att gå vidare. 

-Nu kommer vi även få in siffror och mätningar som ger svar på specifika upphandlingsfrågor på en rikstäckande nivå som kommer att visa hur vi står oss nationellt, berättar Annelie.  

Varför är den här undersökningen så viktigt?

– Mätningarna kommer att bidra till att kunna attrahera fler leverantörer att ta del i offentliga upphandlingarna och ju fler desto bättre konkurrens. 

En viktig parameter är också benchmarking över myndighetsområdena. Kajsa Dahlsten på Business Region Göteborg samlade därför alla representerade myndigheter i undersökningen till en arbetsgrupp för att via insiktsrapporterna arbeta vidare med värdeindikationerna.  

Arbetsgruppen har börjat arbeta mer strukturerat för att se processerna och i takt med att mätningarna rapporteras kommer arbetsgruppen att ses löpande för att analysera och dra slutsatser. Troligtvis kommer det ske kvartalsvis då det måste finns ett antal underlag för att det ska kunna bedömas. 

–Det viktigaste är inte mätningarna utan att agera på resultaten, att använda underlaget som kommer in för att ständigt förbättra och effektivisera, poängterar Annelie. 

Hur arbetar inköp och upphandling vidare? 

–  Vi är väldigt nöjda, dels med vår egen undersökning men också för att upphandling nu blir ett mätbart område på riksnivå i Insikt, men nu blickar vi framåt och ska se till att verksamhetsutveckla på insamlade data. 

Annelie berättar också att det kommer att göras en Kundresa senare i vår för att nå ut till företagare som idag inte gör affärer med kommunen. Kundresor beskriver en process utifrån kundens situation. 

Läs mer om Insikt, servicemätning av kommunernas myndighetsutövning