Ett viktigt uppdrag som förvaltningen för Inköp och upphandlings har är att erbjuda stadens verksamheter specialistkompetens. Som en del av detta erbjuds stadens förvaltningar och bolag konsultstöd inom ett flertal områden inom upphandling.
På Inköp och upphandling arbetar flera specialister som är väl bekanta med de principer, riktlinjer och verktyg som krävs för en lyckad upphandling. Här kan förvaltningar och bolag få hjälp när det ska genomföras en verksamhetsspecifik upphandling.
De flesta förvaltningar och bolag har vid något tillfälle behov av att upphandla något som inte finns på ramavtal och till ett värde över direktupphandlingsgränsen. Vissa har egna upphandlingsavdelningar, medan andra inte har samma resurser. Oavsett hur det ser ut kan Inköp och upphandling alltid hjälpa till.
Cecilia Felldin och Josef Bretvold arbetar som upphandlare på Inköp och upphandling och är två av förvaltningens specialister som kan anlitas av stadens förvaltningar och bolag när det finns behov av stöd vid egna upphandlingar.
Vad kan ni hjälpa till med?
– Som konsulter bistår vi med kompetens kring hur en upphandling ska göras på ett bra sätt och tillgodose att det görs efter uppdragsgivarnas behov och att det görs enligt Lagen om offentlig upphandling, säger Cecilia.
-Vi hjälper till med att tillgodose uppdragsgivares behov av inköp i olika former. Det kan vara allt från strategisk utformning av en upphandling till hur kravspecifikationer kan skrivas på ett sätt som gynnar både beställare och marknaden, säger Josef.
Uppdragens art kan skilja sig väsentligt från fall till fall. Ett uppdrag kan vara allt från ett relativt okomplicerat inköp där konsultation mestadels innebär att bistå i den administrativa processen.
-Men ofta handlar det om djupare analyser av beställarens behov och att göra strategiska avvägningar på hur vi gemensamt ska utforma och genomföra inköpet på bästa sätt. Det är högt och lågt, säger Josef.
Cecilia och Josef har stöttat vid upphandlingar som gäller allt från utbildningar, stora maskiner till scenutrustning. Den stora variationen i uppdragen gör arbetet med konsulttjänster extra intressant menar Cecilia.
Hur skiljer sig utmaningarna när uppdragen är så varierade?
– Vissa upphandlingar har gjorts tidigare och kraven har inte förändrats, då är det oftast ett ganska enkelt och snabbt jobb med upphandlingen även om det alltid finns förbättringspotential. Andra upphandlingar har kanske inte gjorts tidigare, har en komplicerad kravbild, större värde, utvärdering ska göras utifrån pris och kvalitet, olika upphandlingsförfaranden kan användas, förklarar Cecilia.
Josef betonar att det är viktigt att ha en klar bild över sitt behov samt även ha kunskap om den marknad som ska tillgodose behovet. Om uppdragsgivaren på förhand har detta klart för sig går det snabbare och enklare att genomföra en bra upphandling.
– I det fall bilden över behovet eller kunskapen om marknaden saknas är det viktigt att uppdragsgivaren tillsammans med oss arbetar fram detta för att kunna göra en upphandling som på bästa sätt tillgodoser uppdragsgivarens behov, förklarar Josef vidare.
Cecilia och Josef upplever att det finns ett stort behov av konsultstöd vid upphandlingar i staden och då både ur ett kompetens- och resursperspektiv.
– Vi har vetat på förhand att behovet av stöd gällande upphandling är stort. Därför är det roligt att komma ut och känna att man verkligen kan göra skillnad för många av stadens verksamheter, säger Josef.
Exemplen på positiv feedback efter avslutade konsultuppdrag är flera.
– Vi får många positiva reaktioner efter genomförda uppdrag och tack för att vi lyfter frågor om inköp och detaljer som de inser att de själva aldrig skulle ha tänkt på, säger Josef.
Hur går det till att anlita konsulttjänster vid en upphandling?
– Vi inleder alltid med ett kostnadsfritt möte med specialister från Inköp och upphandling där vi reder ut behovet av stöd. Därefter tar vi gemensamt fram en rekommendation på en handlingsplan och eventuellt upplägg för samarbete, säger Cecilia.
– Upphandlingsuppdraget utförs sedan i den omfattning och efter den tidsplan vi kommit överens om. Du får alltid en utsedd kontaktperson, berättar Cecilia vidare och påpekar att i vilken omfattning stödet blir bygger på olika faktorer. Bland annat vilka kompetenser som behöver vara inblandade på Inköp och upphandling, hur stor vår involvering i projektet är och hur mycket material som finns tillgängligt från start.
Vill du veta mer om Inköp och upphandlings konsulttjänster?
Här kan du läsa mer om vilka tjänster som erbjuds
Kontakta oss
Kundservice når du på 031-366 37 00 eller maila till kundservice@ink.goteborg.se