Satsning på konsulttjänster vid direktupphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar 

Flera insatser har gjorts för att Inköp och upphandling ska kunna erbjuda olika typer av konsulttjänster. Exempelvis finns jurister och upphandlare som erbjuder konsultation vid förvaltningar och bolags egna upphandlingar. Men förvaltningen har också utökat utbudet för att nu kunna erbjuda konsulthjälp även vid inköp.

– Via vår kundrådgivning har vi sett att det finns ett stort behov av konsulthjälp även vid inköp. Där vill vi kunna stötta och erbjuda hjälp till stadens verksamheter som har behov. Förvaltningen kan numera hjälpa till när stadens verksamheter behöver genomföra förnyade konkurrensutsättningar (FKU:er) eller direktupphandlingar, förklarar Annelie Gärdmark avdelningschef för verksamhetsstöd på Inköp och upphandling.

Snåriga processer

Karin Ivarsson och Christoffer Callin är kundrådgivare på Inköp och upphandling och är två av förvaltningens specialister som kan anlitas för konsultation vid direktupphandlingar och FKU:er.

–Detta är processer som kan vara nog så snåriga och där man behöver ha tungan rätt i mun, säger Karin.

Hur omfattande arbetsinsats som krävs beror på en mängd olika faktorer, bland annat hur stort inköpet är eller hur mycket material som finns tillgängligt. Ett uppdrag inleds därför alltid med en kostnadsfri rådgivning där man tillsammans går igenom omfattningen av uppdraget och därefter görs ett avtal och upplägg för kunden att godkänna.

–En viktig del i detta skede är att klargöra var i processen det kan krävas insats från kunden samt vilka deadlines som gäller för att hålla tidplanen, säger Christoffer.

Hur ser rollen som konsult ut?

– Som konsult delar jag med mig av min erfarenhet inom upphandling och är samtidigt en extra resurs för stadens förvaltningar och bolag när belastningen på deras egna medarbetare blir för stor och man helt enkelt inte mäktar med allt samtidigt, berättar Karin.

– Då finns vi där, tillägger Christoffer.

Alltid kunden som fattar besluten

– Oftast blir det så att vi tar över taktpinnen och agerar projektledare, även om kunden alltid är den som fattar besluten. Men jag är den som tar fram tidsplanen, klargör var som kommer behövas från kunden, driver processen och gör så mycket av det administrativa som möjligt, säger Christoffer.

En vanligt återkommande fråga är om konsulterna kan kvalitetsgranska en FKU:s underlag. Men att komma in i efterhand som konsult och bedöma ett redan framtaget underlag är något både Karin och Christoffer kan uppleva som svårt.

– Det är en ganska svår uppgift då man helst vill vara med från start och forma själva underlaget, säger Christoffer.

Vilka är de största utmaningarna för er som konsulter?

– Utmaningarna är nästan alltid de som man inte väntat sig. Men den vanligaste utmaningen landar oftast i en tro på att man som kund kan släppa ett projekt helt genom att lägga ut det som ett konsultuppdrag till oss. Så funkar det tyvärr inte, vi gör vårt yttersta för att avlasta kunden men kommer alltid vara beroende av deras hjälp. Det är ändå trots allt de som ska köpa varan eller tjänsten, menar Karin.

Direktupphandlingar är ofta ovanliga i sin natur. Just därför att man får direktupphandla en vara eller tjänst som inte finns på ramavtal och därför inte ett vanligt behov som staden har. Då krävs det som konsult att man snabbt sätter sig in i produkter som man innan kanske inte visste fanns.

– Alla behov är unika, och alla förvaltningar och bolag har olika mycket resurser inom inköp och därför kan vår roll se väldigt olika ut. Men som tur är har vi bra processer att förlita oss på, säger Christoffer.

Positiv feedback från kunder

För vissa förvaltningar och bolag tecknas ett löpande avtal som innebär att de kan nyttja konsulttjänster kontinuerligt och inte behöver teckna ett separat avtal per uppdrag.

– Vi får ofta kommentarer om hur skönt det är att ha resurserna på Inköp och upphandling som en livlina när belastningen på den egna förvaltningen blir för stor, avslutar Christoffer.

Vill du veta mer om Inköp och upphandlings konsulttjänster?

Här kan du läsa mer om vilka tjänster som erbjuds

Kontakta oss

Kundservice når du på 031-366 37 00 eller maila till kundservice@ink.goteborg.se