Laboratorietjänster under lupp när Göteborgs Stad inför dynamiskt inköpssystem
Nu står det klart. I den nya upphandlingen av laboratorietjänster för livsmedel och miljö kommer Inköp och upphandling för första gången inrätta ett dynamiskt inköpssystem. Tät dialog med stadens beställare har fått leda arbetet.
Den 15 maj annonserade upphandlingsledare Matilda Olenmark upphandlingen av laboratorietjänster för livsmedel och miljö. Laboratorietjänsterna omfattar de analyser som en kommun måste göra enligt lag för att garantera säkerheten i kommunens miljö och för invånarna. Det handlar om prover på exempelvis livsmedel, dricksvatten, bassängbad, avlopp och avfall. Att just denna upphandling lämpar sig för ett dynamiskt inköpssystem beror på att behoven ser så olika ut i Göteborgs Stads förvaltningar och bolag.
– Det blev tydligt redan tidigt i förarbetet att verksamheterna har olika behov både vad gäller analysomfattning och tid för provsvar. Avtalsgruppen, där representanter från verksamheterna ingår, har varit väldigt engagerade under hela processen och är positiva till att pröva detta, säger Matilda.
Dynamiska inköpssystem är en elektronisk tvåstegsprocess. I det första steget inrättas själva systemet och marknadens leverantörer får ansöka om att delta. I det andra steget gör sedan beställaren ett avrop efter sitt behov som en konkurrensutsättning av de leverantörer som finns i systemet. Det som skiljer ett dynamiskt inköpssystem från ett ramavtal är framförallt att nya leverantörer, under hela systemets giltighetstid, kan ansöka om att få delta i systemet och ingå i beställarens urval.
– Beställarna får tillgång till ett brett urval av leverantörer och kan på så sätt uppnå en optimal användning av offentliga medel genom konkurrens. Samtliga ansökande leverantörer som når upp till urvalskriterierna i det första steget kommer att godkännas som deltagare i det dynamiska inköpssystemet och synliggöras i Göteborgs Stads e-handelssystem, berättar Matilda.
I en ramavtalsupphandling får upphandlande myndigheter inte kvalificera leverantörer genom urvalskriterier utan att tillämpa tilldelningskriterier, men i ett dynamiskt inköpssystem är detta dock fullt möjligt.
– Avtalsgruppen har framfört önskemål om att vi ska upphandla leverantörer enbart utifrån urvalskriterier, vilka de sedan kan konkurrensutsätta med tilldelningskriterier efter respektive verksamhets specifika behov. Med ett dynamiskt inköpssystem blir detta verklighet, berättar Matilda.
När Inköp och upphandling genomför upphandlingar är alltid många engagerande i arbetet. Förutom att dialog förs med verksamheterna i staden och med potentiella leverantörer och branschorganisationer, är också många delaktiga internt på förvaltningen.
– Dynamiskt inköpssystem är helt nytt för oss i Göteborgs Stad där ett starkt samarbete såväl externt som internt har varit absolut nödvändigt för att hitta de rätta formerna. Förutom arbetet i avtalsgruppen har ett intensivt arbete pågått internt hos oss, där bland annat våra jurister stöttat i tolkningen av den nya lagstiftningen kring dynamiska inköpssystem. Vi hade även turen att i samband med upphandlingen få en praktikant från YRGO med oss på resan som varit en ovärderlig hjälp! Nu ser vi verkligen fram emot att få följa resultatet av vårt arbete, säger Matilda.
Om allt går som planerat är det dynamiska inköpssystemet på plats under sommaren. Därefter kan avropsavtal skrivas mellan beställaren och leverantören, vilka får börja gälla första september i år. Nuvarande ramavtal löper fram till dess. Giltighetstiden för det dynamiska inköpssystemet är planerat till åtta år och under hela perioden kan leverantörer ansöka om att få delta.
Vill du veta mer?
Kontakta Inköp och upphandling på 031-366 37 00 eller mejla kundservice@ink.goteborg.se.
Beställarutbildning i dynamiskt inköpssytem
Kommer du att avropa laboratorietjänster för livsmedel och miljö inom det dynamiska inköpssystemet? Tänk på att i god tid förbereda och genomföra ditt avrop innan nuvarande ramavtal löper ut 2018-09-01. Inköp och upphandling anordnar en utbildning i hur du använder dig av dynamiskt inköpssystem. Du har tre tillfällen att välja mellan (30 maj, 14 juni, 19 september). Anmäl dig på intranätet!