Full koll gör staden bättre på upphandling av boenden
Sedan mars 2018 har Inköp och upphandling fått bättre koll på vad stadsdelarna efterfrågar, vilket ska bidra till att staden sänker sina kostnader för boenden. Detta tack vare den nya funktionen Spink som har dagliga kontakter med leverantörerna och stadsdelarnas socialsekreterare.
Spink är en förkortning för ”samlad placerings- och inköpsfunktion”. Enheten som har funnits sedan första mars 2018 är ganska liten men uppdraget är desto större – att arbeta med placeringar och inköpskompetens inom sektorn individ- och familjeomsorg och funktionshinder i Göteborgs Stad. Spink tar emot alla placeringsförfrågningar som görs från socialtjänsten i Göteborgs tio stadsdelar. Varje gång en socialsekreterare fattar beslut om en insats för en klient går Spink genom hela sitt register med både privata leverantörer och de som finns i stadens egen regi. Målet är att hitta ett till tre förslag som kan matcha klientens behov, till ett rimligt pris. Detta leder till att Spink har bättre koll på vad leverantörerna erbjuder och vilka tjänster som stadsdelarna behöver.
– Eftersom alla förfrågningar kommer till oss kan vi få fram statistik på vad som efterfrågas. Sedan kan vi bryta ner informationen i till exempel åldersstrukturer och kön för att få fram tydliga målgrupper, förklarar Spinks verksamhetscontroller Anna Hedenström.
Utifrån statistiken kan Spink ta initiativ till nya upphandlingar av tjänster där ramavtal saknas idag eller inte täcker behoven. För Arto Moilanen, som är avtalsansvarig på Inköp och upphandling för dels hem för vård eller boende, dels boende med och utan stöd, betyder det mycket att få större förståelse för vad som har köpts in och vad som borde upphandlas.
– Genom att Spink har dagliga kontakter med leverantörerna kan vi få bättre koll på om vi har köpt in tjänster som inte finns på ramavtal eller om ramavtalen behöver omfatta andra tjänster framöver. Det innebär att vi kan vara mycket tydligare mot leverantörerna i våra förfrågningsunderlag i kommande upphandlingar, säger Arto.
Spink har också i uppgift att följa upp leverantörerna. 70 leverantörer ska besökas per år så att Spink kan öka kännedomen om deras verksamheter.
– För att kunna lämna bra rekommendationer till socialsekreterarna behöver vi känna till vad leverantörerna erbjuder. Ramavtalen är ju, precis som det låter, en ram och sedan finns det alltid utrymme för variationer inom avtalet som det är bra att vi får kännedom om, konstaterar Anna.
På några års sikt kommer Spink att ha besökt samtliga ramavtalsleverantörer inom boenden. Dessutom fångar Spink upp synpunkter på upphandlade och direktupphandlade leverantörer samt interna utförare.
– Stadsdelarna kan enkelt använda vår synpunktshantering och det som vi får in ger oss värdefull kunskap som vi har nytta av vid våra rekommendationer om kommande placeringar. Synpunkterna på upphandlade leverantörer förmedlar vi till Inköp och upphandling så att de får ta del av det materialet, säger Dag Eliasson, som är områdeschef på Spink.
På tur står också att starta det som inom Spink kallas för ”rating”. Efter varje placering ska socialsekreterarna få sex snabba frågor om hur de upplevde samarbetet med leverantören och om resultatet blev som utlovat.
– Detta gör vi för att få grepp om vad de olika leverantörerna är starka på. Målet är vi ska spara pengar genom att staden blir en bättre beställare, följer ramavtalen och undviker direktupphandlingar så mycket det går, förklarar Dag.
I Inköp och upphandlings ansvar ingår att följa upp villkoren som ställts i ramavtalen. Till exempel att boendena betalar sina skatter och avgifter, och att personalen har rätt kompetens.
– Uppföljningen bidrar till att vi har ramavtal med seriösa leverantörer. Det vill säga att leverantörerna tillhandahåller det som är överenskommet och till de personer som ramavtalen är till för. Vår ambition är att de personer som socialsekreterarna placerar ska få det så bra som möjligt, säger Arto Moilanen.
När Inköp och upphandling har information om vad stadens verksamheter köper blir det enklare att räkna ut en rimlig kostnad för olika tjänster. Ett sätt att använda denna information är att tillämpa takpriser, såsom Arto gjort i upphandlingarna av hem för vård eller boende.
– Takpriser kan i sig generera kostnadsbesparingar men framförallt bör vi se effekt av att vi bara betalar för de tjänster vi är i behov av. Vilken effekt detta arbetssätt kommer ge vet vi tidigast under 2019-2020, detta då Spink som funktion är ny och takpriser än så länge tillämpats i liten utsträckning i boendeupphandlingarna.
Utöver den information som Inköp och upphandling får med sig från uppföljningen, är de sakkunniga från stadsdelarna till stor hjälp för Inköp och upphandling när det kommer till att utforma kraven i upphandlingarna.
– Inom vår egen förvaltning finns olika specialistkompetenser, till exempel inom juridik och tillgänglighet, men när det gäller utformningen av kraven på tjänster är de sakkunniga oumbärliga för oss, säger Arto.
En annan viktig del av Artos arbete är dialogen med marknaden. Idag sker den bland annat genom leverantörsträffar och att upphandlingsdokument skickas på remiss.
– Denna del behöver vi arbeta vidare med för att tillsammans utveckla och förbättra kommande upphandlingar, avslutar Arto.
Detta är en artikel hämtad ur hållbarhetsredovisningen Hållbara inköp 2018 där du kan läsa fler artiklar.
Så ska Göteborgs Stad bli en bättre avtalspart inom omsorgsområdet
Göteborgs Stad har ungefär 900 leverantörer av insatser som rör individ- och familjeomsorg samt funktionshinder, exempelvis boende för hemlösa och boenden för personer med funktionsnedsättning som behöver särskilt stöd och service.
Med Spinks arbete kommer Göteborg att få en samlad bild av målgrupper, metoder och leverantörer inom området. Det gör att Göteborgs Stad kommer att få ett mer långsiktigt perspektiv och bli en bättre avtalspart. Leverantörerna kommer att kunna få bättre underlag att basera satsningar och investeringar på.
Genom att samla arbetet med placering, upphandling och leverantörsuppföljning räknar Göteborg med att socialsekreterarna kommer att behöva lägga mindre tid på att leta insatser. Därigenom kommer de att kunna lägga mer tid på att möta personer som behöver deras kompetens och även på att utvärdera insatser för klienter/brukare.
Sök Artos tjänst som upphandlare på Inköp och upphandling
Arto byter jobb till kategoriledare på Spink i augusti 2019. Vi söker därför en person som vill fortsätta driva Göteborgs Stads upphandlingar av tjänster inom kommunal omsorg, som till exempel boende med stödinsatser eller öppenvård. Du kommer också jobba i nära samarbete med Spink och Arto.