Efter ett omfattande arbete under hösten 2019 kommer nu det första kategoriarbetet för lokalvård att implementeras och resultaten förväntas bli bättre för både branschen och för Göteborgs Stad. Målsättningen är att få bättre efterlevnad av hållbarhetskraven och konkurrens på lika villkor bland stadens leverantörer.
Göteborg är en stor stad och enligt en pågående kartläggning städas ytor i staden på minst 2,7 miljoner kvadratmeter, vilket motsvarar hela markytan i Vatikanstaten 6,1 gånger. Den totala spenden för lokalvård med externa leverantörer förra året var runt 192 miljoner kronor, samtidigt klassas den som en riskbransch och står för många utmaningar. Bland annat har det framkommit vid den fördjupande avtalsuppföljningen att det finns företag som inte skickat in uppgifter som begärts och att semestertillägg inte betalats ut till anställda inom branschen
För att hitta lösningar på problemet började Göteborgs Stad förra året att arbeta med kategoristyrning av inköpskategorin lokalvård.
– Arbetet har pågått i flera månader och våra framtagna strategier möjliggör att uppnå högre kontroll, effektivitet och ett stadengemensamt förhållningssätt till marknaden. Strategierna ska även leda till sund konkurrens och högre efterlevnad av hållbarhetskrav säger Lena Hamrin, kategoriledare från Inköp och upphandling.
Bred kompetens ger resultat
Kategoriarbetet bedrivs av ett tvärfunktionellt kategoriteam, det vill säga personer från olika bolag och förvaltningar, och ett kategoriråd under ledning av Inköp och upphandling. Deltagande verksamheter är Göteborg Energi, Liseberg, Poseidon, Familjebostäder, Idrott och föreningsförvaltningen, Stadsdelsförvaltningen Majorna Linné och Utbildningsförvaltningen. Teamet består också av inköpsanalytiker, upphandlingsledare, och en specialist i förebyggande arbete mot ekonomisk brottslighet från Inköp och upphandling.
– Det tvärfunktionella kategoriteamet har gjort det möjligt att nå ett övergripande resultat utifrån stadens gemensamma bästa. Tillsammans har vi kunnat hitta lösningar på problem som spänner sig över flera kompetensområden, säger Lena.
Bättre för beställare och leverantörer
Arbetet har följt en process för kategoristyrning som Inköp och upphandling tagit fram och totalt har åtta strategier identifierats. Dessa är fördelade på upphandlingsprojekt och utvecklingsprojekt.
Till exempel två strategier som tagits fram är standardisering av tjänsten och standardisering av uppföljning. Standardisering av uppföljning innebär tydligare rutiner, checklistor och ansvarsfördelning för hur uppföljning och kontroll kring lokalvård ska ske på olika nivåer. Standardisering av tjänsten underlättar för beställaren att göra avrop genom olika städprogram och tilläggstjänster, exempelvis städning av kontor.
– Genom standardisering av tjänsten och uppföljningen kommer staden att kunna agera mer enhetligt gentemot stadens leverantörer, vilket leder till en ökad tydlighet i avtalsrelationen. Det kommer att underlätta för både beställare och leverantörer.
Nu ska strategierna genomföras
Nu när kategoriarbetet pågått i drygt ett halvår börjar arbetet med att implementera de handlingsplaner och strategier som tagits fram. Arbetet kommer att ledas av Inköp och upphandling och beräknas pågå till och med 2022. Under tiden kommer uppföljningsmöten att hållas med både kategoriteam och kategoriråd för att möjliggöra en fortgående styrning och uppföljning inom kategorin.
– Det fortsatta kategoriarbetet kommer att bevaka hur strategierna realiseras i praktiken samt bevaka ytterligare potential för förbättring inom området. Det ska bli väldigt spännande att längre fram se resultatet av de vägval som gjorts genom kategoriarbetet, och se vilka positiva effekter vi då har fått inom staden, avslutar Lena.