Just nu får Inköp och upphandling många frågor kopplade till kriget i Ukraina. Här ger vi vägledning och stöd. Texten uppdateras löpande.
Hur hanterar Göteborgs Stad effekter av kriget i Ukraina?
Det pågår ett aktivt arbete för att samordna olika områden som berörs eller kan beröras av kriget i Ukraina. Inom Inköp och upphandling tar vi hand om frågeställningar kopplade till inköpsområdet. Vi arbetar löpande för att ge vägledning i de frågor som uppkommer.
Sanktioner mot leverantörer med koppling till Ryssland
EU har beslutat om förbud mot tilldelning och fortsatt fullgörande av offentliga kontrakt och koncessionskontrakt med Ryssland. Förbudet mot tilldelning gäller från och med den 9 april 2022 och förbudet mot fullgörande av kontrakt gäller från och med den 11 oktober 2022.
Enligt de nya sanktionerna är det förbjudet att tilldela eller fortsätta fullgörandet av offentliga kontrakt eller koncessionskontrakt med:
- ryska medborgare eller fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som är etablerade i Ryssland
- juridiska personer, enheter eller organ som till mer än 50 procent direkt eller indirekt ägs av en enhet som avses i föregående punkt
- fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som agerar för, eller på uppdrag av, en enhet som avses i föregående punkter.
Du kan beställa som vanligt från stadens gemensamma ramavtal
Inköp och upphandling har begärt intyg av alla ca 1 200 leverantörer som har ramavtal, om att de inte träffas av sanktionerna. Det innebär att du kan fortsätta beställa från Göteborgs Stads gemensamma ramavtal precis som vanligt. Du som beställer kan be om dokumentation från din leverantör, om du vill kontrollera att de inte träffas av sanktionerna. För kommande gemensamma ramavtal i Göteborgs Stad, intygar leverantörer att de inte har koppling till Ryssland redan i samband med upphandlingen.
Varje verksamhet ansvarar för egna avtal och leverantörer
Varje förvaltning och bolag ansvarar själva för att säkerställa att leverantörer till egna upphandlingar och avtal inte träffas av sanktionerna. Inköp och upphandling kan bistå med mallar för begäran om intyg från leverantörer.
Vill du få Inköp och upphandlings mallar, kontakta: kundservice@ink.goteborg.se
Läs mer på Upphandlingsmyndigheten.
Vad kan vi som enskild förvaltning eller bolag göra?
Skapa en intern strategi för hantering av era lokala avtal och se över hur avtalen är utformade. Samordna er med andra förvaltningar och bolag som använder sig av liknande avtalskategorier av varor, tjänster eller entreprenader. Även när ni använder er av samma leverantörer. Det gynnar alla parter.
Ska vi göra prisjusteringar?
I den mån det är möjligt ska prisjusteringar hanteras som vanligt enligt avtal, huvudregeln är att avtal gäller. Om det finns anledning att göra en justering av ett avtal så finns ett antal viktiga principer att beakta för att kontrollera stadens totala kostnader.
Vid indexreglering
- Om möjligt, förkorta intervallerna mellan indexregleringar för att bättre följa marknaden. Om avtalet har längre intervaller kan dessa kortas till 1-3 månader.
Vid övriga prisjusteringar
- Säkerställ att prisjusteringen endast är kopplad till den del av varan eller tjänsten som berörs. Detta kan bland annat kontrolleras genom att leverantörens kostnader delas upp så att den del som påverkas av prisförändringen blir tydlig.
- De förändrade avtalsvillkoren ska vara tidsbegränsade
Prisjusteringar ska ske i relation till avtalspart och inte till underleverantörer. Ta hänsyn till om det finns ekonomiska stödåtgärder (till exempel subventionering av bränslekostnader eller liknande) som fyller leverantörens behov av prisjustering.
För mer information, läs vägledningen från Sveriges Kommuner och Regioner.
Vad kan jag ställa för krav på en leverantör som höjer priser eller är försenad?
Kriget i Ukraina påverkar världsekonomin. Det märks bland annat genom att leverantörer höjer sina priser samtidigt som leveranser kan bli försenade. Du kan ställa höga krav på att en leverantör ska visa att prishöjningen eller förseningen är direkt kopplad till kriget i Ukraina. Lokalförvaltningen har tagit fram en juridisk vägledning för att hjälpa dig i den situationen. Här kan du läsa vägledningen vid Tidsförlängning och priskompensation.
Kontrollera era fakturor
Var noga med att kontrollera era fakturor och uppmärksamma om ökade baspriser har lagts direkt på fakturan utan föregående förhandling. Med andra ord om en otillåten prisjustering har skett. Detta kan även synas i form av tillägg för tjänster som fraktkostnad eller som bränsletillägg.
Hur kan vi förbereda oss för framtida händelser?
Viktigast är att i den mån det går säkerställa sin försörjning framåt vad gäller leveranser. När enskilda områden i världen kan drabbas av konflikter är det viktigt att kartlägga var någonstans varorna är producerade. Ha i åtanke att efterfrågan kan bli högre än tillgången under en period och vi kan inte räkna med en jämn prisutveckling. Det är därför viktigt att ha en tydlig strategi för ni utformar framtida avtal.
Utgör kriget i Ukraina en force majeure-situation?
Force majeure kan sällan åberopas. För att det ska vara aktuellt krävs en situation där prestationen inte alls kan utföras. Det gäller inte när det är en fråga om pris eller problem i logistiken.
Vad säger upphandlingslagstiftningen om akuta situationer?
Läs mer på Upphandlingsmyndigheten.
Behöver du stöd från Inköp och upphandling?
Kontakta kundservice via kundservice@ink.goteborg.se eller 031-366 37 00.