Nya processen för direktupphandlingar underlättar för medarbetare runt om i staden
29 september lanserade Göteborgs Stad en ny gemensam process för direktupphandlingar. Sedan dess har intresset varit stort. 23 av stadens förvaltningar och bolag har nu börjat införa direktupphandlingsprocessen i sina verksamheter.
– Vi tycker att processen är tydlig och enkel att följa. Stödmaterialet känns dessutom genomarbetat och komplett, säger Johan Bodarsjö, avtalscontroller på Göteborgs Stads Parkerings AB.
Intresset för att införa den gemensamma processen för direktupphandlingar är stort. I dagsläget inför 23 förvaltningar och bolag den stadengemensamma direktupphandlingsprocessen i sina verksamheter. Även från flera håll utanför staden visas intresse för det nya arbetssättet med direktupphandlingar.
– Vi är i slutskedet av implementeringen. Respektive avdelning på bolaget har medarbetare som är utsedda att genomföra direktupphandlingar framöver. Inom kort kommer dessa bjudas in till en introduktion där vi går genom arbetsprocessen och stödmaterialet. De kommer även att genomgå stadens webbaserade utbildning för direktupphandlingar, säger Johan Bodarsjö, avtalscontroller på Göteborgs Stads Parkerings AB.
1 september fattade Inköps- och upphandlingsnämnden beslut om att fastställa processen som ett stödjande dokument till Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling. Det innebär att alla bolag och förvaltningar har möjlighet att arbeta enligt processen och därmed få tillgång till stödjande material i form av bland annat processkarta och webbutbildning.
– Vi tycker att processen är tydlig och enkel att följa. Stödmaterialet känns dessutom genomarbetat och komplett, säger Johan Bodarsjö.
Tydligt behov
29 september lanserades den nya gemensamma processen för direktupphandlingar. Behovet av stöd vid genomförandet av direktupphandlingar var tydligt. Många upphandlare upplevde att det var det oklart hur man ska göra för att uppfylla de krav som följer med Lagen om offentlig upphandling.
Målsättningen var att göra det enklare för beställare och samtidigt skapa bästa möjliga förutsättningar för att direktupphandlingarna utförs på rätt sätt. Syftet med processen är även att öka graden av konkurrensutsättning vid direktupphandlingar, säkerställa att vi arbetar med sunda leverantörer, öka avtalstroheten och att vi arbetar med enhetliga processer inom staden.
För att underlätta arbetet har Inköp och upphandling tagit fram följande stöd:
- Webutbildning– för förvaltningar och bolag.
- Mallar – stöd för större direktupphandlingar, från offertförfrågan till avtal.
- Direktupphandlingslista – håll koll på hur mycket ni direktupphandlat för. Kontakta oss på Inköp och upphandling för att få tillgång till den senaste versionen.
- Nya orderformulär – formulär i Proceedo som stödjer processen.
Kontinuerliga förbättringar
Processen kommer att kontinuerligt att förbättras och underhållas, vilket innebär att stadens verksamheter behöver lägga mindre arbete på processutveckling och framtagande av tillhörande material.
– Som med alla rutiner och processer så vill vi att det ska vara lätt att göra rätt för våra medarbetare. Genom att implementera stadens gemensamma direktupphandlingsprocess kan vi dra fördel av det genomtänkta förarbetet som gjorts och samtidigt bygga processen och anpassa stödmaterialet så det passar oss på Göteborgs Stads Parkering så bra som möjligt, säger Johan Bodarsjö.