Nu är kategoriplanen för arbetet kring IT-arbetsplats klar. Syftet med kategoriarbete inom IT är bland annat att bättre styra över inköpen så att rätt produkter beställs, stärka kompetensen hos beställare och utveckla dialogen med leverantörer.
Kategoriarbetet startade i maj 2022, drivs av sju förvaltningar och bolag och leds av förvaltningen för inköp och upphandling. Med ett gemensamt arbetssätt inom Göteborgs Stad ska arbetet bland annat bidra till att öka kontrollen över vilka produkter som köps in och finns inom verksamheterna. Med ökad kontroll kan onödiga köp minskas genom att arbeta mer cirkulärt. Det kan både öka resurseffektiviteten och minska miljöpåverkan av produkterna.
Riktlinjer, inriktning och målsättningar i kategoriarbetet
Arbetet har utgått från en rad olika policys och riktlinjer. Förutom Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling styr bland annat Göteborgs Stads Miljö- och klimatprogram, Avfallsplanen och flera planer för digitalisering.
Kategoristyrningsarbetets övergripande mål har varit att etablera strategier för att:
- Uppnå kostnadseffektivitet genom att optimera nyttjandeperioden, öka resursutnyttjandet och säkerställa totalkostnaden
- Förbättra hållbarhetsarbetet och bidra till en cirkulär omställning bland annat genom att öka livslängden och nyttjandet av återbruk, samt fortsätta arbetet med att ställa långtgående hållbarhetskrav
- Främja innovationen genom att möjliggöra flexibilitet.
Tydliga strategier ger effektiva och hållbara inköp
Kategoriteamet har arbetat fram strategier som på lång sikt kan skapa positiva effekter för de som använder IT-arbetsplats i sitt dagliga arbete. Vi som använder IT-arbetsplats är också med och driver utvecklingen av kategorin exempelvis genom hur vi arbetar med ”Mobila arbetssätt” som då driver efterfrågan av mobila enheter vilket ger ökad flexibilitet i arbetet.
Fyra strategier har utarbetats baserat på analyser:
- Förbättrad styrning och kontroll; gör att rätt produkter införskaffas och skapar en översikt om vem som nyttjar vad och under hur lång tid
- Utveckla och stärka inköps- & beställarkompetensen; genererar högre kompetens om produkterna vilket leder till rätt produkter införskaffas utefter behov
- Anpassa avtal och kravställning; bidrar till att bli en attraktiv och långsiktig avtalspart genom att skapa transparens och tydlighet mot leverantörerna samt
- Utveckla dialogen med leverantörsmarknaden; innebär möjligheter för bättre investeringar, lärande, och en långsiktig utveckling
Sju förvaltningar och bolag samverkar i kategoriarbetet
Kategorirådet består av sju förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad. Deltagande förvaltningar och bolag är förskoleförvaltningen, grundskoleförvaltningen, utbildningsförvaltningen, äldre- vård- och omsorgsförvaltningen, Göteborgs Stads Leasing, intraservice och förvaltningen för inköp och upphandling.
Kategoriplanen beslutades av kategorirådet i mars 2023 och den kommer att införas (implementeras) under 2023-2025. Nu kan arbetet börja på allvar.
-Vi har satt en grund – nu kan vi ta de första stegen framåt till det utmanade men roliga arbete att införa de framarbetade strategierna. Det säger Elisabet Fröiseth, kategoriledare på förvaltningen för inköp och upphandling.
Det här är kategoristyrning
Kategoristyrning innebär att en organisations inköp delas upp i olika kategorier för respektive leverantörsbransch. En fördel är att man kan fokusera på respektive leverantörsmarknad och på så sätt bland annat nå mer effektiva inköp, identifiera förbättringsområden när fokus flyttas mot mer proaktivt och strategiskt inköpsarbete. Genom att arbeta tvärfunktionellt med representanter från verksamheter i staden kan vi analysera behoven bättre. Arbetssättet bidrar till att nå organisationens övergripande mål, verksamhetsutveckling och besparingar.